Kada Excel više nije dovoljan? 7 znakova da je vaše poslovanje preraslo tablice

Excel je godinama jedan od najkorisnijih alata u poslovanju. Jednostavan je, fleksibilan i dostupan gotovo svima. Mnoge tvrtke upravo pomoću Excel tablica vode evidenciju kupaca, zaliha, troškova, zaposlenika, projekata i prodaje.

Problem nastaje kada poslovanje naraste.

Ono što je nekada bilo praktično rješenje može postati izvor pogrešaka, dvostrukog unosa podataka, izgubljenih informacija i nepotrebnog administrativnog rada.

Ali kako znati kada je pravo vrijeme za promjenu?

U nastavku donosimo 7 znakova da je vaše poslovanje preraslo Excel.

1. Imate desetke tablica koje nitko više ne može pratiti

Ako za različite procese koristite velik broj Excel datoteka, vrlo brzo nastaje problem s organizacijom.

Jedna tablica prati kupce, druga prodaju, treća zalihe, četvrta troškove, a zaposlenici imaju vlastite verzije dokumenata.

Tada više nije pitanje imate li podatke.

Pitanje je:

Jesu li podaci točni, ažurni i dostupni pravoj osobi u pravom trenutku?

Centralizirani poslovni sustav omogućuje da ključne informacije budu dostupne na jednom mjestu, bez traženja posljednje verzije datoteke ili provjeravanja tko je zadnji mijenjao podatke.

2. Iste podatke unosite više puta

Jedan od najčešćih znakova da je vrijeme za promjenu je dvostruki ili višestruki unos.

Podatak se upiše u jednu tablicu, zatim se kopira u drugi dokument, šalje e-mailom kolegi i ponovno unosi u neki drugi program.

Svaki dodatni unos povećava mogućnost pogreške.

Osim toga, zaposlenici troše vrijeme na administraciju umjesto na posao koji izravno doprinosi poslovanju.

Digitalizacija procesa može značajno smanjiti upravo takav nepotreban rad.

3. Ne znate uvijek koja je „prava“ informacija

Zamislite da direktor traži aktualni pregled prodaje.

Netko otvori Excel na računalu, druga osoba provjerava e-mail, treća tvrdi da ima noviju verziju, a četvrta upravo uređuje svoju kopiju dokumenta.

Ako se podaci nalaze na više mjesta, vrlo je teško imati jednu pouzdanu verziju poslovne stvarnosti.

To je jedan od glavnih razloga zbog kojih moderni poslovni sustavi centraliziraju podatke.

Jedan unos podataka. Jedna istina o poslovanju.

4. Vaše poslovanje ovisi o jednoj ili dvije osobe

Što se događa kada osoba koja vodi određenu evidenciju ode na godišnji odmor?

Ako odgovor glasi „moramo pričekati da se vrati“, imate organizacijski problem.

Poslovni procesi ne bi trebali ovisiti o tome gdje se nalazi određena osoba ili na kojem je računalu spremljena određena datoteka.

Dobro organiziran sustav omogućuje definiranje korisnika, odgovornosti, prava pristupa i tijeka rada.

Znanje tako ostaje u organizaciji, a ne samo kod pojedinca.

5. Sve više vremena trošite na administraciju

Rast poslovanja trebao bi značiti više prihoda, kvalitetnije procese i nove prilike.

Međutim, bez odgovarajuće organizacije često znači i više administracije.

Više kupaca znači više evidencija.

Više zaposlenika znači više podataka.

Više projekata znači više tablica.

Više poslovnih aktivnosti znači više ručnog rada.

Ako zaposlenici značajan dio radnog vremena provode prepisujući podatke, provjeravajući tablice i tražeći informacije, vrijeme je za razmišljanje o automatizaciji.

6. Odluke donosite na temelju osjećaja umjesto podataka

„Mislim da nam prodaja raste.“

„Čini mi se da imamo prevelike zalihe.“

„Vjerojatno ćemo ovaj mjesec premašiti plan.“

Takve procjene mogu biti korisne kao početna pretpostavka, ali kvalitetno upravljanje poslovanjem treba se temeljiti na konkretnim podacima.

Menadžment treba moći brzo vidjeti ključne pokazatelje: prodaju, troškove, rezultate, rokove, projekte, zalihe i druge relevantne informacije.

Kada su podaci objedinjeni, poslovne odluke mogu se donositi brže i sigurnije.

7. Rast poslovanja donosi više kaosa nego rezultata

Ovo je možda i najvažniji znak.

Ako je vaše poslovanje prije pet godina imalo pet zaposlenika, deset kupaca i nekoliko projekata, Excel je možda bio sasvim dovoljan.

Ali ako danas imate veći tim, više kupaca, više projekata, više proizvoda i više poslovnih procesa, nije realno očekivati da će isti način rada ostati učinkovit.

Rast poslovanja zahtijeva rast organizacije.

To ne znači da odmah morate uvoditi ogroman i kompleksan ERP sustav.

Naprotiv.

Dobro rješenje treba pratiti vaše poslovanje i omogućiti vam da postupno digitalizirate procese koji vam donose najveću vrijednost.

Što nakon Excela?

Prelazak s Excela ne znači da morate preko noći promijeniti cijeli način rada.

Najbolji pristup često je krenuti od problema koji vam danas uzima najviše vremena.

To može biti:

• upravljanje kupcima i prodajom

• evidencija zaposlenika i radnog vremena

• upravljanje dokumentima

• praćenje projekata

• upravljanje zalihama

• proizvodnja

• kontroling i izvještavanje

• upravljanje imovinom

• digitalni marketing

ERPify je zamišljen upravo kao modularno poslovno rješenje koje objedinjuje različite poslovne funkcije i omogućuje da se sustav prilagodi potrebama organizacije.

Umjesto velikog broja nepovezanih alata, cilj je imati jedan sustav, centralizirane podatke i jasne poslovne procese.

Excel nije problem. Neorganizirano poslovanje jest.

Važno je naglasiti: Excel nije loš alat.

Problem nastaje kada ga pokušavamo koristiti za procese za koje više nije prikladan.

Ako imate nekoliko jednostavnih evidencija, Excel može biti sasvim dovoljan. Ali kada broj zaposlenika, kupaca, projekata i podataka naraste, ručno upravljanje informacijama postaje sve skuplje.

Trošak se pritom ne vidi samo na računu za softver.

On se skriva u izgubljenim satima, pogrešnim podacima, propuštenim rokovima, lošoj komunikaciji i sporijem donošenju odluka.

Vrijeme je za sustav koji prati vaš rast

Dobro poslovno rješenje ne bi trebalo dodatno zakomplicirati posao.

Treba ga pojednostaviti.

ERPify objedinjuje poslovne funkcije poput CRM-a i prodaje, ljudskih potencijala, upravljanja dokumentima, projekata i proizvodnje, kontrolinga i BI-ja te upravljanja imovinom i drugim poslovnim procesima.

Cilj nije samo zamijeniti Excel.

Cilj je organizirati poslovanje tako da ljudi, procesi i podaci rade zajedno.

Ako danas osjećate da vaše poslovanje prerasta Excel, možda nije pitanje trebate li ERP.

Možda je pravo pitanje:

Koliko vas još košta rad bez njega?